W większości biur oraz w różnych zakładach pracy możemy zobaczyć specjalne metalowe meble, które potrafią zajmować sporo przestrzeni. Metalowe szafy są wybierane nie tylko do sekretariatów, biur czy urzędów, ale także na hale produkcyjne czy nawet do warsztatów samochodowych. Dlaczego warto mieć metalową szafę na akta? Jakie jest ich główne zastosowanie?
Zastosowanie szaf aktowych
W każdym przedsiębiorstwie zachodzi konieczność przechowywania ważnych akt i dokumentów. Prawo wymaga od przedsiębiorców przechowywania m.in. dokumentów dotyczących sprzedaży, zatrudniania pracowników, sprawozdań finansowych oraz płac. Muszą być one należycie składowane, by nie ulec zniszczeniu lub zagubieniu. Dokumenty te wymagają odpowiedniego zabezpieczenia na wypadek różnych zdarzeń losowych, np. pożaru w firmie. Najlepszym sposobem na przechowywanie dokumentów są szafy aktowo kartotekowe.
Charakteryzują się one ogromną wytrzymałością na przeróżne czynniki, takie jak ogień i woda. Oprócz odporności na niekorzystne warunki występujące w otoczeniu, szafki kartotekowe są niezwykle funkcjonalne. Zostały zaprojektowane z myślą o jak najlepszym spełnianiu swoich funkcji. Oznacza to, że można w nich przechowywać dokumenty z zachowaniem łatwego dostępu dla pracowników, którzy w każdej chwili mogą skorzystać z potrzebnych akt. Służą one również segregowaniu dokumentów, np. w gabinetach stomatologicznych, w których pracownicy muszą szybko odnaleźć karty pacjentów.
Skuteczna ochrona dokumentów
Metalowe meble do biura są także odporne na zniszczenia mechaniczne, które mogą powstawać w przypadku prób kradzieży. Trudno się do nich włamać, dzięki czemu dokumenty są skutecznie zabezpieczone przed niepowołanymi osobami. To szczególnie ważne z punktu widzenia Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Również nieuprawnieni pracownicy nie będą mieli do nich dostępu. Szafki te są najczęściej zamykane na klucz. Nowsze i bardziej zaawansowane modele mogą posiadać zamki elektroniczne. Są one jednak droższe.
Wybór mebli na akta powinien być dostosowany do potrzeb danego przedsiębiorstwa i jego pracowników. Jeśli budżet firmy przewiduje większe wydatki na zabezpieczenie dokumentów, lepszym wyborem mogą okazać się szafy z zamkami elektronicznymi, które są skuteczniejsze od kluczowych. Jednakże w oba te rozwiązania potrafią skutecznie zabezpieczyć poufne i ważne dokumenty przed kradzieżą i dostaniem się w niepowołane ręce.
Metalowe meble – łatwa organizacja dokumentów
Meble na akta służą przechowywaniu dokumentów. Dlatego także pracownicy powinny wybierać takie szafy, które umożliwią im skuteczne zorganizowanie akt. Dzięki odpowiedniemu doborowi mebli biurowych, dostęp do dokumentów będzie prosty. Tam, gdzie muszą być one segregowane alfabetycznie lub według dat – będą łatwe do odnalezienia, dzięki czemu praca będzie łatwiejsza.
Szafy na akta mają za zadanie chronić dokumenty przed niekorzystnymi warunkami oraz kradzieżami. Jednocześnie mają być funkcjonalne i ułatwiające pracę poszczególnym pracownikom.
