Wszystkie dokumenty posiadane przez każdą firmę powinny być przechowywane z należytą ostrożnością, jednak o największy stopień bezpieczeństwa powinno się zadbać w przypadku akt objętych ochroną danych osobowych. Takie dokumenty zawierają informacje, które pod żadnym pozorem nie powinny wydostać się poza obręb firmy. Jak zatem przechowywać w najbezpieczniejszy sposób? Odpowiedzi udzieli niniejszy artykuł!
Czym są akta osobowe i dlaczego należy je chronić?
Akta osobowe zawierają informacje na temat wszystkich klientów oraz współpracowników danej firmy. Niezwykle istotne jest, aby takie dane, ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych, nie wpadły w niepowołane ręce. Co więcej równie istotne jest, aby nie zostały utracone w inny sposób, na przykład w czasie pożaru lub powodzi. Gdyby taka nieszczęśliwa sytuacja miała miejsce, naraziłoby to na szwank dobre firmy, nie mówiąc już o kłopotach prawnych – niewiele osób zdecydowałoby się na współpracę z firmą, która nie dba o bezpieczeństwo danych osobowych współpracowników. Jak więc w najlepszy możliwy sposób chronić takie informacje?
Szafy pancerne – perfekcyjna ochrona akt!
Aby w najbezpieczniejszy sposób przechowywać akta osobowe, warto zdecydować się na sprawdzone rozwiązanie jakim są szafy pancerne. Są to meble biurowe charakteryzujące się najwyższą klasą wytrzymałości, dzięki czemu można mieć pewność, że przechowywane w nich dokumenty nie ulegną zniszczeniu przez takie zjawiska, jak katastrofy naturalne, które zdarzają się coraz częściej w obecnych czasach. Szafa pancerna to jednak najlepszy wybór nie tylko ze względu na wytrzymałość, lecz również biorąc pod uwagę jej osprzęt zabezpieczający. Każda szafa pancerna na akta osobowe zawiera wyspecjalizowane zamki, które chronią przed jakąkolwiek ingerencją z zewnątrz. Wśród takich rozwiązań wyróżniamy:
- zamek elektroniczny – pozwalający na szybkie wpisanie kodu i informujący o wpisaniu błędnego kodu,
- zamek szyfrowy – kod jest w tym przypadku wprowadzany w sposób mechaniczny,
- zamek kluczowy – otwierany za pomocą klasycznego klucza, który jest jednak trudniejszy do podrobienia.
Niezależnie od wybranej metody zamykania szafy pancernej można mieć pewność, że nikt niepowołany nie uzyska dostępu do jej zawartości.
Jaką szafę pancerną na akta osobowe wybrać?
Wybór szafy pancernej to nie tylko odpowiedni rodzaj zamka, lecz również wiele innych istotnych parametrów. Taki mebel może różnić się ognioodpornością – przez jaki czas i do jakiej temperatury zachowa on swoją integralność. Wodoszczelność, to również ważna cecha, warta uwzględnienia szczególnie na terenach narażonych na powodzie. Tego rodzaju szafy różnią się również wymiarami, które należy dopasować do ilości i formatu wytwarzanych w firmie akt. Waga szafy jest nie mniej ważna, zwłaszcza w przypadku, gdy wiemy, że będziemy chcieli zmienić jej położenie. Niezależnie od potrzeb i oczekiwań, można być pewnym, że wśród szerokiej gamy szaf pancernych na akta osobowe odnajdzie się mebel idealnie dopasowany do potrzeb.
Polecane szafy aktowe:
