Pomimo postępującej cyfryzacji wciąż wiele ważnych dokumentów przechowujemy w formie papierowej. Obowiązek prowadzenia i przechowywania klasycznego systemu dokumentacji dotyczy między innymi instytucji publicznych oraz placówek medycznych – na przykład przychodni. Dokumentacja tego typu zawiera informacje należące do „danych wrażliwych” licznych pacjentów, klientów oraz patentów, z tego względu musi być przechowywana w bezpieczny sposób. Każde biuro, które soi przed tym wyzwaniem powinno być zaopatrzone w najwyższej jakości szafy aktowo kartotekowe.
W jakich warunkach powinny być przechowywane dokumenty?
Akta, teczki, kartoteki oraz inne formy dokumentów papierowych powinny być przechowywane przez kilka lat – w zależności od przepisów i rodzaju działalności biura. Aby przetrwały ten okres bez uszkodzeń, należy stworzyć im odpowiednie warunki. Podstawową zasadą jest przechowywanie dokumentów z dala od wilgoci, kurzu, silnego światła oraz dostępu osób niepowołanych. Należy także zorganizować i opisać archiwum w taki sposób, aby w każdej chwili bez problemu znaleźć pożądany dokument. W calu prowadzenia uporządkowanej i odpowiednio zabezpieczonej dokumentacji biura wyposaża się w meble metalowe, które muszą spełniać odpowiednie wymagania.
Szafy kartotekowe – idealne do biurowego archiwum
Szafy kartotekowe to meble zaprojektowane w celu bezpiecznego przechowywania dokumentów w warunkach biurowych. Metalowe szafy na dokumentację są masywne i solidne – często ważą ponad 100kg. Na ich podstawie montuje się specjalne stopki, umożliwiające ich idealne wypoziomowanie. Szafy na dokumentację wyposażone są w wygodny system głębokich szuflad na prowadnicach. Pomimo ciężaru wysuwają się lekko, nie zacinają i nie wypadają z prowadnic. Wiele z nich ma specjalny system, który po wysunięciu jednej z szuflad blokuje wysunięcie się pozostałych. Zabezpiecza to szafę przed przechyleniem się pod wpływem jej ciężkiej zawartości. Co bardzo ważne – poufna zawartość szaf na dokumenty musi być dostępna jedynie dla upoważnionych pracowników biura. W tym celu montuje się zamek na klucz, szyfrowy lub elektroniczny – w zależności od modelu szafy.
Podział metalowych szaf na dokumenty
Szafy biurowe, służące do przechowywanie dokumentów możemy podzielić na kilka kategorii. Kryterium podziału jest siła zabezpieczeń przed dostępem osób niepowołanych, a także odporność na czynniki zewnętrzne. Podstawowy podział mebli tego typu obejmuje:
- szafy na dokumenty klasy A, B i C. Szafy te są przeznaczone do przechowywania dokumentów oznaczonych klauzulą: poufne, tajne albo ściśle tajne. Różnią się między sobą konstrukcją oraz grubością blachy;
- szafy pancerne w kategorii S1 – wysoko odporne na włamania i uszkodzenia mechaniczne;
- szafy ognioodporne – stosowane w miejscach o podwyższonym ryzyku pożaru.
Meble metalowe najwyższej klasy stosuje się nie tylko do przechowywania dokumentów, ale również broni i cennego sprzętu elektronicznego.
Szafy kartotekowe – wbrew pozorom – charakteryzują się dużą różnorodności, zarówno jeśli chodzi o ich funkcje, jak i wygląd zewnętrzny. Producenci dostarczają szafy w wielu rozmiarach i kolorach, dopasowanych do wystroju biura. Dobrze dobrana i bezpieczna szafa na dokumenty powinna być kluczowym meblem każdej instytucji, której klienci i petenci powierzają swoje dane.
Warto sprawdzić również Szafy kartotekowe na plany i mapy format A0 oraz Szafy kartotekowe na plany i mapy format A1.
