Głównym celem recepcji jest witanie gości. Odpowiednio zorganizowana jest bardzo ważna w kształtowaniu wizerunku firmy. Jeśli pierwsze wrażenie zostanie zatarte przez tanie i niemodne meble, trudno je później wygładzić.
Z reguły recepcja jest składana z kilku modułów – prostych, skośnych lub łukowych. Pozwala to na stworzenie optymalnej wielkości i konfiguracji stanowiska pracy. Dodatkowo łącząc moduły w różnej kolejności można okresowo zmieniać wygląd, a w przypadku przeprowadzki do nowego pomieszczenia szybko dostosować recepcję do nowego pomieszczenia, bez konieczności kupowania nowych tanich mebli biurowych.
W holu biurowym głównym meblem jest lada recepcyjna, przy której pracują recepcjoniści lub recepcjonistki. Tak jak pracodawcy przyglądają się potencjalnym pracownikom podczas pierwszej rozmowy o pracę, tak goście zwracają szczególną uwagę na wyposażenie firmowego lobby. Jak zaaranżowane jest oświetlenie, ile osób pracuje przy ladzie recepcyjnej, jakie meble są zainstalowane i w jakim są stanie – wszystko ma znaczenie.
Jak dużą zaprojektować lub kupić recepcję, aby była wygodna i funkcjonalna?
Kształt recepcji należy dobrać w oparciu o wielkość biura lub przestrzeni administracyjnej, w której będzie ona zainstalowana. Projektując lub kupując ladę, bierze się pod uwagę liczbę pracowników, którzy będą za nią stali. Nawet jeśli nie ma zbyt wiele miejsca na umieszczenie, oprócz funkcjonalności lada powinna mieć reprezentacyjny wygląd. I nie trzeba być dużą firmą, co by pozwolić sobie na unikalny, wyróżniający się przedmiot, jest to całkiem możliwe dla mniejszych firm, kupujących meble z niedrogich, ale wysokiej jakości materiałów.
Lady recepcyjne to nietypowy mebel dla pracownika. Należy pamiętać, że pracownikowi można powierzyć łączenie kilku prac: przyjmowanie gości, praca z papierami, odbieranie telefonów, praca z komputerem. Istnieją opcje, gdy niezbędny sprzęt montowany jest w szafie recepcji. Z reguły recepcje są podzielone na dwie części: samą ladę i poczekalnię, w której dla wygody można zainstalować jedną lub więcej sof dla gości i stolików kawowych.
Wysokość lady recepcyjnej
Jednym z najważniejszych wymiarów biurek recepcyjnych jest wysokość. Wysokość lady recepcyjnej od podłogi do blatu dla gości zwykle zaczyna się od 1100 mm i może być wyższa, ale najlepiej nie większa niż 1200 mm, ponieważ każdy centymetr dodatkowej wysokości to dodatkowe utrudnienia dla personelu. Zdarza się, że przy biurkach o wysokości 1200 mm niżsi pracownicy skarżą się, że mają słaby widok na salę i nie bardzo mogą kontrolować gości. Jednym z rozwiązań jest fotel biurowy obsługiwany za pomocą podnośnika gazowego.
Należy rozumieć, że niższe lady recepcyjne, mogą powodować inne niedogodności, takie jak niewystarczająca ilość miejsca na monitory pomiędzy biurkiem a blatem stołu dla gości. Dlatego, aby upiec dwie pieczenie na jednym ogniu, można zadowolić się wysokością lady 1200 mm, choć na wszelki wypadek zmierzenie wysokości sprzętu, który ma być zainstalowany na blacie jest jak najbardziej wskazane.
Dwupoziomowa struktura recepcji
Podstawową różnicą między recepcją a zwykłym biurkiem są dwa poziomy. Dolny poziom to recepcja, w której znajduje się komputer, telefon i dokumenty. Wysokość biurka to standardowe 70-80 cm (najczęściej 72 cm). Dzięki pojawieniu się kompaktowych monitorów LCD głębokość blatu biurka zmniejsza się do 70-90 cm, co pozwala zaoszczędzić miejsce bez wpływu na produktywność.
Górny poziom to blat do komunikacji z gośćmi. Zgodnie z normami ergonomicznymi znajduje się on na wysokości 107-113 cm, co odpowiada poziomowi oczu osoby siedzącej. Taka wysokość recepcji zapewnia sekretarce dobry widok na pomieszczenie. Gość chętnie wykorzystuje górny blat do podpisywania dokumentów i wygodnej komunikacji z recepcjonistką.
